承認経路のテンプレートを利用する

この記事では、申請フォームで利用する承認経路の作成方法と、作成した承認経路を申請フォームへ関連付ける方法を説明します。

承認経路のテンプレートを作成し、それを各申請フォームに設定することで、同じ承認経路を複数の申請フォームで効率的に運用できます。使用頻度の高い承認経路をテンプレートとして登録しておくと、申請フォーム作成時の手間を大幅に省くことが可能です。

テンプレートで分岐のある承認経路を作成しても、分岐の数式（ルール）自体は設定できません。分岐ルールは、申請フォームに設定された入力項目に依存するためです。
そのため、分岐を含むテンプレートを作成した場合は、申請フォーム側の承認経路設定画面で、改めて分岐の数式（ルール）を設定する必要があります。

1. 承認経路テンプレートを新規作成する

まず、承認フローのひな形となる「承認経路テンプレート」を作成します。

1-1. 承認経路の設定画面を開く

ワークフローの管理画面から［承認経路］メニューを開きます。

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1-2. テンプレートの基本情報を入力する

［テンプレートを追加］ボタンを押します。
以下の基本情報を入力し、［次へ］ボタンを押します。

承認経路名：管理しやすい名前を入力します。（例：全社共通経費申請フロー）
説明（任意）：テンプレートの用途などをメモとして残せます。

1-3. 承認ステップを追加・設定する

基本情報を登録すると、経路設定画面に遷移します。ここで、誰が、どのような順番で承認を行うかのステップを設定していきます。

最初「スタート」のステップは「申請者」です。ステップ名をクリックして「申請者」など分かりやすい名称に変更することも可能です。
［✓］ボタン（ステップ追加ボタン）を押して、承認者のステップを追加します。
［承認者を設定］をクリックします。ステップ名は「部長承認」「経理確認」のように、役割が分かる名前に編集することをおすすめします。
承認者を設定します。設定方法は多岐にわたります。
- ユーザー名で設定：個人名を入力します。名前の一部を入力すると候補が表示されます。複数名設定可能です。
- 所属・役職で設定：「申請者の所属」や「特定の部署・役職」で指定します。「申請者の所属」の「部長」のように設定しておくと、どの部署の人が申請しても、その人の所属部署の部長が承認者となり、テンプレートを複数の部署で汎用的に利用できます。
その他、必要に応じて以下の設定も可能です。

回覧者を設定：承認行為は不要で、内容の確認のみを行う回覧者を設定します。
該当の承認者がいない場合は、この承認ステップをスキップする：役職を指定した際に、該当者が不在の場合にエラーとせず、ステップを飛ばして次の承認に進めたい場合にチェックを入れます。

6.承認者の設定が完了したら、［登録］ボタンを押します。

7.承認経路のすべてのステップを設定します。

なお、承認経路の設定方法は、別のガイド記事で詳細をご確認ください。

フォームの承認経路を設計する（概要）🔗

承認経路の基本的な設定🔗

AND承認（合議承認）・ OR承認（単独承認）を選択する🔗

承認ステップのスキップ設定を行う🔗

決裁機能の設定について

入力者を設定する

1-4. テンプレートを公開する

すべての承認ステップの設定が完了したら、画面右上の［公開］タブを押します。
確認ダイアログが表示されるので、再度［公開］ボタンを押します。

これでテンプレートが作成され、申請フォームで利用できる状態になりました。

2. 作成した承認経路を申請フォームに関連付ける

作成した承認経路テンプレートを、利用したい申請フォームに設定します。

ワークフローの管理画面から、申請フォームを開きます。
事前にフォーマットを作成していた場合：該当のフォームを選択
事前にフォーマットを作成していない場合：新規フォームの作成
対象の申請フォームで、上部のタブから［承認経路］をクリックします。
フォーム編集画面の上部にある緑色の［承認経路］タブを押します。
［承認経路テンプレート］のプルダウンメニューから、先ほど作成したテンプレートを選択し、［登録］ボタンを押します。
選択すると、設定した承認ステップが表示されます。
その他の設定が完了したら、画面右上の［公開］ボタンを押します。

3. 承認経路を編集・更新する

組織変更などに伴い、一度作成した承認経路をメンテナンスする方法です。

3-1. 承認経路テンプレートを直接更新する

この方法で更新すると、同じテンプレートを利用している全ての申請フォームの承認経路を一度に更新できます。一部のフォームのみ変更する場合は、該当の申請フォームを開き、承認経路タブで直接修正してください。

ワークフローの管理画面から［承認経路］メニューを開き、変更したい承認経路テンプレートを押します。
承認ステップの追加・編集・削除など、必要な修正を行います。
編集後、画面右上の［公開］タブを押します。
確認画面で、更新の適用方法を選択し、「公開」ボタンを押します。

「公開」にチェックを入れて公開（推奨）：承認経路テンプレートが更新され、関連する全ての申請フォームに即座に新しい経路が適用されます。
「下書き」にのみチェックを入れて公開：テンプレート自体は更新されますが、関連する申請フォームは下書き状態に戻ります。管理者が各申請フォームを再度「公開」するまで、ユーザーは新しい経路を利用できません。承認経路以外の箇所も編集したい場合は、こちらを選択してください。

3-2. 申請フォームから承認経路を個別に編集する場合

特定の申請フォームの承認経路のみを個別に編集することも可能です。

ワークフローの管理画面から［申請フォーム］メニューを開き、対象フォームの［承認経路］タブをクリックします。
承認経路の編集画面で、必要な修正を行います。
※この編集を行った時点で、元のテンプレートとの関連付けは解除されます。
（任意）編集が完了したら、［承認経路をテンプレートに保存］ボタンを押し、新しいテンプレートとして保存することも可能です。
最後に画面右上の［公開］ボタンを押して、申請フォームを公開します。

以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。

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