初期設定＜基本情報設定＞をする
こちらでは利用開始にあたり初期設定の流れについてご紹介します。
SmartFrowのご利用にあたり、あらかじめ必要な設定がございます。
このページでご案内する基本情報設定を順に行うことで、稟議の申請から承認までを行うことができるようになります。
※設定の詳細につきましては各設定方法をご確認ください。
目次
SmartFlowのご利用にあたり、あらかじめ以下の4つの登録が必要です。
所属登録
役職登録
ユーザー登録
申請フォーム登録
すべての登録を完了すると、「SmartFlow」をご利用頂ける様になります。
※所属・役職に関しましてはご設定頂かなくてもご利用頂けますが、ご設定頂きますと承認経路設定時などで便利にご利用頂けます。
所属登録
先ず初めに、所属の登録をします。
「所属」とは、部署やチーム等のように、「会社において分割された組織上の単位」を意味します。
「所属」を登録することで、ユーザーや承認者への紐付けを設定することがでます。
役職登録
次に、役職の登録をします。
「役職」とは、会社における「組織内の立場」を意味します。
「役職」を登録することで、役職に応じて利用できるフォームを制限したり、特定の役職を承認経路に加えることが可能となります。
設定方法は下記よりごご確認いただけます。
ユーザー登録
次に、ユーザー登録をします。
「ユーザー」とは、企業の社員、従業員、職員など、「SmartFlow利用者」を意味します。
「ユーザー」を登録することで、そのユーザーがログインし、申請や承認を行うことが出来る様になります。
1. 「管理画面」内の「ユーザー管理」をクリックします
2. 必要なユーザーを新規登録し、保存します
3. ユーザー情報を登録します
ユーザー情報を入力し登録して下さい。
先に登録した「所属」「役職」はこちらでユーザーに紐付けます。
※「権限」を設定することにより利用できる範囲が決められます。
・SuperAdmin 申請、承認、管理画面の操作、プラン変更等全ての操作ができます。
・Admin 申請、承認、管理画面の操作ができます。プラン変更の操作はできません。
・Normal User 申請、承認ができます。
※「登録ボタン」をクリックした時点でご登録頂いたユーザーのメールアドレスに招待メールをお送り致します。
※招待されたユーザーは招待メールに記載されているURLより初回ログインを行ってください。
必要事項を入力し登録ボタンをクリックしてください。
申請フォーム登録
最後に、申請フォームの登録をします。
「申請フォーム」とは、「申請書の雛形」を意味します。
「申請フォーム」のタイトルや内容はカスタマイズでき会社独自のフォームを作成できます。
「申請フォーム」を登録することで、実際にユーザーがフォームを利用して申請を開始することができます。
1. 「管理画面」内の「申請フォーム」をクリックします
2. 社内で必要な申請に合わせてフォームを新規登録し、保存します
今回は新しい申請フォームでご説明します。
新しい申請フォームをクリックします。
テンプレートを編集して作成することもできます。
3. 申請フォームの名前を登録します
必要事項を入力して次へボタンをクリックします。
※事前にカテゴリーを登録しておけばカテゴリー毎の紐付けもできます。
※事前に設定した承認経路があれば承認経路の作成を省くこともできます。
4. フォーム作成
セクション名を変更します。
セクション名をクリックして変更します。
セクション名を入力後、登録ボタンをクリックください。
5. 項目を追加します
左側の項目一覧から追加したいタブをドラック＆ドロップします。
6. 追加した項目を編集します
メモマークをクリックして項目名などを編集します。
入力内容別などセクションを分けて作成することもできます。
※セクションを分けて頂くと権限設定の際にセクションごとに権限を設定頂けます。
「社員ID」「社員名」「役職」「所属」のタブについては申請するユーザー情報を自動入力するタブになります。
ご利用頂くことでユーザーのご入力の手間を省く事が出来ます。
7. 承認経路・権限を設定します
申請書内でフォームを作成した後、「承認経路を作成」の項目へ移動します。
（管理画面から保存した承認経路を確認する場合は、承認経路をご確認ください）
承認経路を作成の項目から、申請書に合わせた承認経路を作成することが可能です。
承認経路では、
1. 承認者
2. 回覧者
（確認者と表現してます。また、回覧ではありますが確認ボタンを押さなければ次へ申請書がすすみません）
3. 条件分岐
（申請書の内容（金額や役職など）で承認経路を分岐させる機能です）
の3つを設けられます。
1. 承認者
承認者を設定るすことができます。
・役職所属を直接指定する方法
・バイネームでユーザーを直接承認者として設定する方法
・承認者を指名する方法
の3つです。
・ステップ名編集でステップ名を設定しておくと、申請書差し戻しの際に差し戻し先を指定できます。
2. 回覧者
回覧者の設定をする際は、このペンマークをクリックすると、回覧者をバイネームと役職所属で設定可能です。
また、回覧者へは、それぞれ確認したとの意味で「確認ボタン」を設けています。
確認をしなければ、次の承認者へ進まない / 申請書が完了しない ことがあるのでお気をつけください。
3. 条件分岐は別途こちらをご覧ください。
全ての設定が終わりましたら、公開（保存）をしていただき、申請書の作成は完了です。
8. 公開（保存）
承認期限日・共有者を設定し公開ボタンをクリックしてください。
承認期限日の前日までに未承認だった際にお送りしているアラートメールの設定になります。
共有者：承認ルートには設定されていないユーザーに申請内容を共有できます。
共有者は閲覧のみできます。また、メールで共有通知が届きますが、会社個別設定からメールの設定ができます。
ここまでが「SmartFlow」の利用を開始頂ける初期設定の流れとなります。
以上でございます。
最後までお読み頂きありがとうございます。
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SmartFlow, 初期設定, 設定方法
設定に関するご質問等は、support@smartflowhelp.zendesk.com までよろしくお願いいたします。
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