採番を設定する

こちらでは、採番設定についてご紹介いたします。

■採番とは
採番（さいばん）とは、企業が申請書を管理する際、その申請書に対して連番で番号を振ることです。

■採番の使い方

会社全体で共通のルールを設定し、申請書に申請番号を割り当て管理を行う際に使用します。
会社によって、申請時に番号を割り当てる場合と承認完了後に申請番号を割り当てる場合があります。
全ての申請書に同一のルールで採番を行う場合と申請フォーム単位で採番ルールを変更したい場合もあります。

■採番の注意点

申請フォーム単位で採番を設定した場合、他の申請フォームで同じ設定をしますと、

申請番号が重複し、管理が煩雑になる場合がありますので、重複しないように注意が必要です。

---

目次

---

1.全ての申請書に同一の採番ルールを設定する方法
2.申請フォームごとに採番ルールを設定する方法
3.採番のタイミングについて
4.採番のリセットについて

---

1.全ての申請書に同一の採番ルールを設定する方法

1-1.管理画面＞ワークフロー＞会社個別設定＞自動採番設定　から設定ができます。

・採番のタイミング

申請時：申請したタイミングで採番される

承認時：申請時には仮番号が採番され、承認完了後に採番される

・採番の構成

＋ボタンを押すと、種類を4種類まで追加することができます。

種類：日付とテキストから選択ができます。

表記：西暦4桁・2桁、月、日から選択ができます。

　　　テキストは英数字７文字以内で設定ができます。

連番は6桁まで入力できます。

（6桁を超える場合は自動で7桁に移行します）

・プレビュー

設定した採番の確認ができます。

1-2.設定の例

上記のように設定をすると、全ての申請書がこのルールで採番されます。

プレビューに表示されている番号からスタートします。

 赤枠部分は固定となり、申請ごとに連番の数字が増えていきます。001,002,003...

重複しないためには、リセットのタイミングと採番の設定が重要です。

※西暦と月を採番に組み込まないと翌年に採番が重複してしまいます。リセット機能を使用する場合はご注意ください。

例）リセットを4月1日にして、西暦のみで採番した場合

　1期目　2023年4月1日～2024年3月31日　2期目2024年4月1日～2025年3月31日

▶スタート1期目

2023年4月～　20230001・20230002・20230003…20240989(2024年1月　通期989番目）

　　　　　　　…20241801 （2024年3月31日通期1801番目）で終了

▶２期目

2024年4月～　 20240001　・20240002・…20241801（2024年　通期1801番目）
※2025年になる前に前期の申請数を上回ってしまう場合重複してしまいます

2.申請フォームごとに採番ルールを設定する方法

2-1. 管理画面＞ワークフロー＞申請フォーム＞各フォーム内公開　から設定ができます。

・採番の設定

　□フォームごとに自動採番を設定する　にチェックを入れると設定ができます。

設定方法については、「1.全ての申請書に同一の採番ルールを設定する方法」と同じです。

※フォームごとに採番ルールを設定する際の注意事項

申請フォームが複数ある場合に、日付だけで設定してしまうと、それぞれ同一の番号が

採番されてしまいます。

テキストを活用し、同一番号が採番されないような設定をお願いします。

　例）20221130-keiri001

           20221130-jinnji001

           20221130-kanri001

3.採番のタイミングについて

採番をするタイミングは申請時と承認時があります。

申請時は、設定した採番が申請した時点で採番されます。

承認時は、申請時には仮番号が採番され、承認完了後に採番されます。

仮番号はTBD-0001から採番されます。

　※TBD＝To Be Determined（未定）

　設定例）

上記設定後に申請をすると、仮番号[TBD-001]が採番されます。

承認が完了すると、設定した通りの番号が採番されます。

補足：承認された場合、承認されなかった場合は下記となります。

4.採番のリセットについて

連番を自動的にリセットするタイミングを設定します。設定したタイミングで連番が[初期値]に

設定した値に戻ります。

デフォルトでは［なし］に設定されています。

日毎：毎日リセットされます。

月毎：月毎を選択すると、日にちの設定が必要です。毎月、設定した日にちにリセットされます。

年毎：年毎を選択すると、月・日にちの設定が必要です。毎年、設定した月日でリセットされます。

例）
毎月リセット　西暦＋月＋NO.：０００１からスタートした場合、

　2022110001で11月末に2022110098で終了　

→次の月リセットされ、12月は、2022120001からスタートします。

※会社設定でのリセットの注意点について記載しましたが、西暦と月を採番に組み込まない場合、

申請番号が重複しますのでお気をつけください。

■注意点

※「承認後に採番」を設定する場合、下記ご注意ください。

会社設定で、すべてのフォームを承認後に採番される設定にし、

個別で、あるフォームのみ採番は別の設定にしますが、承認完了後に採番される設定にする。

進行中は下記表示となります。

会社設定、フォームの個別設定でどちらも承認後に採番とはせず、どちらかは申請時に採番されるよう設定いただく運用をお勧めします。

以上でございます。
最後までお読み頂きありがとうございます。

---

 関連キーワード👀
採番,採番設定,申請書番号

---

設定に関するご質問等は、[e-mail] までよろしくお願いいたします。