このページでは、申請フォームの「文書タイプ」に関する概要と、設定方法について説明します。
文書タイプを設定すると、申請者が異動した際の（申請者本人の）閲覧権限を制限することが可能です。
また、［文書閲覧者］の設定と組み合わせることで、申請者が異動した際の文書の引き継ぎ（文書を個人のものとして扱うか、組織の資産として扱うか）を管理できます。
目次
文書タイプとは
従来の仕様では、すべての文書は申請した「個人」に紐づいていました。そのため、申請者が異動すると、その人が申請した稟議書や報告書が後任者にうまく引き継がれず、過去の経緯が分からなくなるという課題がありました。
この課題を解決するため、以下の2つの機能を組み合わせて設定できます。
- 文書タイプ（本機能）： 申請者が異動した際に、申請者本人がその文書を閲覧「できる」か「できなくする」かを選択します。
- 文書閲覧者（既存機能）： 申請者以外の所属メンバー（後任者など）に、文書を共有（引き継ぎ）するために設定します。
組織として文書を引き継ぎたい場合、この2つの機能を組み合わせて設定します。
どちらの文書タイプを選択した場合でも、異動によって文書が削除されることはありません。
「文書タイプ」機能の詳細
「文書タイプ」機能単体では、申請者本人が異動した後の閲覧権限を制御します。
個人文書（デフォルト）
- 特徴： 申請者「個人」の持ち物として扱われます。（従来の仕様）
- 異動後の申請者本人の閲覧： 申請者が異動しても、引き続き閲覧可能です。
- 例： 休暇申請、経費精算、身上異動届など、個人に紐づき、異動後も本人が閲覧したい申請。
業務文書
- 特徴： 会社「組織」の資産として扱われます。
- 異動後の申請者本人の閲覧： 申請者が異動した場合、申請者は閲覧できなくなります。
- 例： 稟議書、業務報告書、契約書など、組織で管理すべき申請（＝個人は異動後に閲覧不要なもの）。
参考：デフォルト設定について
・2025年11月6日以前に作成された既存の全フォーム、および新規作成するフォームのデフォルト設定は［個人文書］です。
「文書タイプ」の設定方法
文書タイプは、申請フォームの作成時、または既存フォームの設定画面から変更できます。
申請フォーム作成時の設定
新規で申請フォームを作成する際、［文書タイプ］の項目で［個人文書］または［業務文書］を選択します。
既存フォームの設定変更
既存の申請フォームの［設定］画面からも、文書タイプを変更することが可能です。
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以上でございます。
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