関連する申請書の自動起案機能

こちらでは、関連する申請書の自動起案機能についてご紹介します。
「申請書の紐づけ」とは、ある申請書の承認が完了した際に、その内容を別の申請書に引き継いで自動で申請できる機能です。

この設定を活用すると、例えば人材採用の稟議が承認されたら、自動で新入社員用の備品支給申請書が作成され、申請できるようになります。関連する申請書をあらかじめ紐づけておくことで、ワークフローをよりスムーズに運用できます。

さらに、引き継ぐ内容（申請時に入力した内容）はカスタマイズ可能で、必要に応じて内容を引き継がない設定にすることもできます。

例）
申請書Aを申請　⇒　承認完了　⇒　申請書Bが自動起案　⇒　申請　⇒　承認　⇒　完了

なお、この機能を設定する際は、紐づけ対象となる申請書Bのフォーマットを事前に準備・公開しておく必要があります。

1. 申請書の紐づけ設定を行います。

このステップの承認者が承認を実施すると、ここで設定している申請者が自動で起案されます。

まず、承認ステップを追加し、承認者設定画面を開きます。

2. 「申請書の紐づけ」にチェックを入れ、紐づけたい申請書を選択します。

3. 自動起案された申請書に紐づける項目を選択します。（設定は任意です）

4. 紐づけたい項目を選択します。

紐づけた項目は、最初からデータが入っている状態で起案されます。

申請者が同じ情報を何度も入力する手間を削減できます。

ここで項目を選択すると、紐づけ元の日付/数値の情報が紐づけ先の日付/数値に転記され、紐づけ元のラジオボタンで選択した項目名が、紐づけ先の単一行テキストに転記されます。

5. 紐づけたい項目にチェックを入れて、登録します。

※セクション同士で紐づけることも可能です。

6. 紐づけ設定をした申請書の下書きが作成されるユーザーを設定します。

7. ＋ボタンを押して紐づけたい申請書を追加することも可能です。

設定が完了したら、登録を押します。

8. 申請書を公開して設定完了です。

紐づけで、起案者に設定されたユーザーの画面です。

承認経路で設定した紐づけステップの承認者が、承認を実行した際、ダッシュボードの申請タスクに、紐づけ先申請書の下書きが作成されます。
メールでも通知が届きます。

9. 内容を確認・入力して申請します。

※自動で申請の下書きが作成されますが、自動で申請までは行われませんのでご注意ください。

【関連記事】
出張に特化した紐づけ機能

以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。

目次