文書の保存と廃棄について – VeBuIn株式会社

この記事では、Jugaadの文書保存・廃棄機能の重要性、およびフォームごとに保存期間を設定する方法や、満了した文書を廃棄する手順についてご説明します。

文書の保存・廃棄の重要性

なぜ重要か

コンプライアンス遵守: 法律で保存期間が定められた文書（例：経理帳票は7年）を誤って削除してしまうリスクを防ぎます。
情報漏洩リスクの低減: 保存期間が過ぎた不要な文書を放置すると、情報漏洩の原因になります。適切なルールで廃棄することで、リスクを管理します。
業務効率の向上: 必要な文書と不要な文書が整理されることで、検索性が向上し、情報資産を有効活用できます。
不正改ざんの防止: 保存期間中は編集できないようにすることで、改ざんのリスクを防ぎます。

機能の概要

保存: フォームごとに保存期間を設定でき、保存期間中はシステムが文書を自動的にロックします。
廃棄: 保存期間が満了した文書を、正式な「廃棄承認フロー」を経て安全に廃棄し、その記録を保持する機能。

⚠️

保存期間中の文書は、Super Adminを含むいかなる権限者であっても、期間が満了する前に変更・削除することはできません。

フォームごとに保存期間を設定する

各フォームで作成された申請データについて、法令や社内規程に基づいた保存期間（例：「7年」「10年」など）をフォームごとに設定できます。

設定後は、システムにより自動的に文書がロックされ、保存期間中は編集も削除もできません。

保存期間の設定手順

保存期間を設定する手順をご紹介します。

管理画面の［ワークフロー］の［申請フォーム］から、保存期間を設定したい申請フォームを開きます。
申請フォームの設定画面の左側にある［保存期間と廃棄］タブを選択します。
「保存期間を設定しますか？」の項目で、［はい］を選択します。
保存期間の「年数」や「月数」を選択します。

※ Jugaadでは、保存期間の起算日は最終承認完了日としております。必要な期間、文書が確実に保存されるよう、余裕をもった期間設定をお勧めいたします。
保存期間が過ぎたときの廃棄の確認プロセスを選択します。
［更新］ボタンをクリックします。

保存期間が満了した文書の廃棄を行う

保存期間が満了した文書の廃棄申請から承認までの処理方法を解説します。

具体的な操作手順

［保存期間と廃棄］タブの廃棄確認プロセスで選択した項目によって手順が異なります。

「文書管理者が廃棄承認を行う」を選択した場合

1. 文書管理者が、廃棄確認一覧画面から対象の文書を確認します。廃棄したい文書の「廃棄」にチェックを入れ、登録ボタンをクリックします。

※廃棄や保存を保留にしたい場合は、どこにも☑を入れないでください。保存に☑を入れてしまうと、次の機会に廃棄しようとしても廃棄できなくなります。

2. 確認画面が表示されるので、確認ボタンをクリックします。
「運用担当者が廃棄申請、文書管理者が廃棄承認を行う」を選択した場合

1. 運用担当者が、廃棄確認一覧画面から対象の文書を確認します。廃棄したい文書の「廃棄」にチェックを入れ、登録ボタンをクリックします。

※廃棄や保存を保留にしたい場合はどこにも☑は入れないでください。保存に☑を入れてしまうと、次の機会に廃棄しようとしても廃棄できなくなります。永久に保存したい場合は、保存に☑をいれてください。

2. 確認画面が表示されるので、確認ボタンをクリックします。

3. 廃棄申請が完了しました。

4. 文書管理者が、廃棄確認一覧画面から廃棄申請された文書を確認します。廃棄承認する文書にチェックを入れ、登録ボタンをクリックします。

※ステータスの ● → 〇は廃棄承認できる文書です。〇 → 〇は廃棄申請されていないので、承認者は廃棄できません。

5. 確認画面が表示されるので、確認ボタンをクリックします。