特定の部署や役職のユーザーにのみ申請フォームを利用させたい場合の、公開範囲の設定方法について説明します。
承認経路の「申請者」ステップを編集することで、フォームを閲覧・申請できるユーザーを限定することが可能です。これにより、部長用の申請書や店舗用の報告書など、用途に応じたフォーム運用が実現できます。
目次
1. 公開範囲の設定手順
申請フォームの承認経路設定画面で、申請者ステップの対象者を変更することで公開範囲を限定します。
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公開範囲を設定したい申請フォームの承認経路編集画面を開きます。
最初の「スタート」ステップが申請者の設定項目です。デフォルトで「全員」となっている部分をクリックします。 -
「申請者を設定」という画面が表示されたら、「カスタム」を選択します。
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公開したい対象を「ユーザー」「所属」「役職」から選択し、入力します。複数選択も可能です。
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設定が完了したら「登録」ボタンをクリックします。
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申請者ステップの設定が、指定したカスタム設定（例：「所属：営業部」など）に変更されていることを確認します。
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以降の承認者ステップや権限設定を完了させ、最後にフォームを「公開」します。
2. 設定時の注意点
公開範囲を所属や役職で設定する際には、以下の仕様にご注意ください。
2-1. 所属の設定（親子関係）について
⚠️注意
所属を設定する際、親所属を選択しても、その配下の子所属は公開範囲に含まれません。
例えば、「管理部」という親所属の下に「人事課」「経理課」という子所属がある場合、「管理部」だけを選択しても人事課や経理課のユーザーは対象になりません。その場合は、「人事課」と「経理課」をそれぞれ追加で設定する必要があります。
2-2. 所属と役職の組み合わせ（AND/OR条件）について
⚠️注意
所属と役職を複数設定した場合、それらは「AND（かつ）」ではなく「OR（または）」の条件で判定されます。
例えば、「システム課」と「部長」を設定した場合、「システム課に所属する部長」ではなく、「システム課に所属する全ユーザー」と「全所属の部長」が対象となります。
以上でございます。
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