「〇〇申請書」や「〇〇報告書」といったフォームごとに、文書権限を設定できます。「文書権限」には複数の役割があり、フォームを編集する権限、そのフォームで作成された文書の一覧を閲覧・管理する権限、一部のユーザーに閲覧を許可する権限などを、業務担当に応じて付与することができます。
目次
設定できる4つの文書権限
フォームには、以下の4つの文書権限を設定できます。
| 権限名 | できること | できないこと |
|---|---|---|
| 文書管理者 | そのフォームに関する全ての管理操作が可能です。 ・ 新規フォームの作成 ・ フォームの編集・削除 ・ 文書一覧の閲覧・編集・管理 ・ 他ユーザーへの権限付与・変更 ・ 承認催促、保存期間の設定 ・ 廃棄の承認 ・ 臨時承認 |
・ 他のフォームに対する管理権限 |
| 運用担当者 | 日々の実務的な運用を担当します。 ・ 文書一覧の閲覧 ・ 文書の進捗管理 ・ 承認が滞っている場合の催促 ・ 文書の廃棄申請 |
・ フォームの編集・削除 ・ 他ユーザーの権限変更 ・ 廃棄の承認 |
| フォーム編集者 | ・ フォームの項目の追加・削除や ・ 承認経路の変更 |
・フォームの削除 ・文書一覧の閲覧・管理 ・廃棄関連の操作 ・他ユーザーの権限変更 |
| 文書閲覧者 | ・ 文書一覧の閲覧のみ | ・ フォームや文書の編集・管理 ・ 廃棄関連の操作 |
想定されるユーザー
４つの文書権限について、想定されるユーザーをご説明します。
文書管理者・・・フォームの運用を統括する管理部門の責任者（部長クラスやチームリーダーなど）。
例: 人事関連フォームには人事部長、設備関連フォームには総務部長
※一度文書管理者に設定されたユーザーは、新規フォームを作成できるようになります。
運用担当者・・・各フォームの運用担当者。文書の進行状況を把握し、実務的なアクションを取る役割のユーザー。
例: 人事関連フォームには人事課一般社員、設備関連フォームには総務課一般社員
※運用担当者にはフォームを編集する権限がありません。フォームの編集が必要な場合は、フォーム編集者も併せて設定してください。
フォーム編集者・・・フォームの設計や改訂を専門に担当するユーザー。
文書閲覧者・・・業務上、過去の文書を確認する必要がある利用部門のユーザーなど。
具体的な操作手順
上記4つの文書権限それぞれにユーザーや所属・役職を割り当てる手順をご紹介します。
- 管理画面ワークフローの申請フォームから権限を付与したいフォームを開く。
- 申請フォームの「設定」画面の「文書権限」を開く。
-
各権限を設定する。
3-1. 文書管理者
新規にフォームを作成したユーザーがデフォルトで設定されます。
他のユーザーへの変更や複数名設定することは可能ですが、1名以上はユーザーを設定してください。
3-1-1. 「文書管理者」を開き、所属・役職やユーザー名で設定する。
3-1-2. 所属・役職を選択もしくはユーザー名を指定したら、更新ボタンをクリックし、権限を追加する。
※更新ボタンをクリック後、「成功」というメッセージが表示されたら設定は完了です。
3-2. 運用担当者
文書管理者と同様に、新規にフォームを作成したユーザーがデフォルトで設定されます。
運用担当者は申請フォームを編集する権限がありません。運用担当者に申請フォームを編集する権限が必要な場合は、フォーム編集者も併せて設定してください。
3-2-1. 「運用担当者」を開き、所属・役職やユーザー名で設定する。
3-2-2. 所属・役職を選択もしくはユーザー名を指定したら、更新ボタンをクリックし、権限を追加する。
3-3. フォーム編集者
申請フォームの編集は行うが、申請された文書の内容の閲覧権限を与える必要がないユーザーについては、この権限を設定します。
3-3-1. 「フォーム編集者」を開き、所属・役職やユーザー名で設定する。
3-3-2. 更所属・役職を選択もしくはユーザー名を指定したら、更新ボタンをクリックし、権限を追加する。
3-4. 文書閲覧者
申請者の部署内で閲覧したり、承認に関わらないけれども閲覧が必要なユーザーがいる場合などは、この権限の設定が必要になります。
3-4-1. 「文書閲覧者」を開き、所属・役職やユーザー名で設定する。
3-4-2. 所属・役職を選択もしくはユーザー名を指定したら、更新ボタンをクリックし、権限を追加する。
3-4-3. 閲覧開始タイミングを選択する。
文書閲覧者の設定では、閲覧開始のタイミングを選択することができます。
「申請後すぐに閲覧を許可」もしくは「最終承認後に閲覧を許可」のどちらかを選択してください。デフォルトは「申請後すぐに閲覧を許可」が選択されています。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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