この機能は2025年11月7日リリースの機能です。
このページでは、文書を一元的に管理・検索するための「文書一覧」機能について、その概要と目的別の画面の使い方を説明します。
文書一覧は、申請された文書を管理・検索するための「共通の文書台帳」として機能します。目的に応じていくつかの画面が用意されており、主にフォームごとに権限を付与された管理者が利用します。
目次
文書一覧の画面種類
目的別に4つの文書一覧画面が用意されています。
| 画面の名前 | 画面の目的 | アクセスできるユーザー |
| 自分の申請・承認一覧 | 自分が申請した、または自分に承認依頼が来た文書を確認する。 | 全てのユーザー |
| 全ての文書 | 自分が管理者としてアクセスできる全ての文書を横断的に確認・管理する。 | フォームごとに権限付与された管理者（文書管理者・運用担当者） |
| フォームから検索 | 特定のフォームを選択し、そのフォームで作られた文書だけを絞り込んで確認・検索する。 | 全ユーザー（※自身に閲覧権限のある文書のみ表示） |
| 廃棄確認 | 保存期間が満了した文書を一覧で確認し、廃棄処理を行う。 | フォームごとに権限付与された管理者（文書管理者・運用担当者） |
■（自分の）申請・承認一覧
目的： 自分が申請した文書の進捗や過去の履歴、または自分が承認した文書を確認するための画面です。
対象ユーザー： すべてのユーザー
※回覧や文書閲覧者、共有などで閲覧権限を付与された申請は、この一覧には含まれません。
■全ての文書
目的： 閲覧権限を持つすべての文書を、フォームを横断して時系列で確認・管理するための画面です。
対象ユーザー： フォームごとに権限付与された管理者（文書管理者・運用担当者）
［進行中］・［完了］のタブにわかれており、それぞれ以下のステータスで絞り込むことも可能です。
- 進行中： 差戻し、取戻し、決済
- 完了： 完了、拒否、取消、決済
※詳細検索で申請フォームを絞り込み、CSVデータ出力を行うことも可能です。
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権限に関する注意事項
・システム権限（SuperAdmin・Admin）を持つユーザーでも、各申請フォームの設定で［文書管理者］または［運用担当者］の権限が付与されていない場合、この画面で文書を閲覧することはできません。
・すべての申請フォームで文書管理者・運用担当者に設定されている場合のみ、企業アカウント内のすべての申請を閲覧できます。
■フォームから検索（フォームごと文書一覧）
目的： 特定の申請フォームを選択し、そのフォームで作られた文書だけを絞り込んで確認・検索するための画面です。
対象ユーザー： 文書管理者・運用担当者、文書閲覧者、回覧や共有の対象ユーザー
自分が申請・承認した文書のほか、管理権限のある申請フォームの文書や、回覧・スポット共有された文書も表示されます。
※回覧・スポット共有された文書には「共有」タグが表示されます。
［進行中］・［完了］のタブにわかれており、それぞれ以下のステータスで絞り込むことも可能です。
- 進行中： 下書き、差戻し、取戻し、決済
-
完了： 拒否、取消、決済
※［文書管理者］および［運用担当者］のみ、文書単位で画面の一覧表示項目（列）をカスタマイズできます。
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■廃棄確認一覧
目的： 保存期間が満了した文書を一覧で確認し、廃棄処理を行うための画面です。
対象ユーザー： フォームごとに権限付与された管理者（文書管理者・運用担当者）
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以上でございます。
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