Jugaadの文書管理機能は、ワークフローの申請・承認プロセスとシームレスに連携し、文書の作成から決裁、保管、保存、そして最終的な廃棄に至るまでの文書ライフサイクル全体を一元的に管理するための機能群です。
1. 機能の概要
Jugaadは、ワークフローシステムと文書管理システムを個別に利用する際に生じがちな、「プロセスの実行」と「文書の保管」の分断を解消することを目指しています。
申請・承認プロセス（ワークフロー）と、決裁後の文書の保管・保存・廃棄（文書管理）を一つのシステムで完結させることで、文書のライフサイクル全体を一貫したポリシーで管理します。
これにより、承認された文書の原本性を担保し、アクセス権の厳格な管理や、保存期間の遵守を自動化できます。
2. 主なユースケース
文書管理機能を利用することで、主に以下の3つの管理が実現できます。
-
① 部門ごとに独立した、厳格な権限管理
人事部が管理する文書は人事部の関係者だけが、経理部が管理する文書は経理部の関係者だけが閲覧・編集できるように、フォーム（文書種別）ごとに管理部門を設定できます。これにより、機密情報へのアクセスを厳格に制御します。 -
② 文書のライフサイクル（保存・廃棄）の自動化
文書ごとに定められた保存期間中はシステムが文書を保護し、期間が満了した文書は正式な承認フローを経て安全に廃棄されます。これにより、法令や社内規程（コンプライアンス）の遵守をサポートします。 -
③ 蓄積された文書の検索と活用
決裁済み文書を一元的に保管する「文書台帳」として機能し、高度な検索機能によって過去のあらゆる文書を迅速に探し出すことができます。これにより、過去のナレッジの有効活用をサポートします。
3. 文書管理を構成する主な機能
文書管理は、大きく分けて「1. 権限（守る）」「2. 保存と廃棄（管理する）」「3. 文書活用（探す）」の3つの機能群で構成されています。
それぞれの詳細については、以下の各概要ページ・操作ページを参照してください。
-
1. 権限管理（守る）
誰が、どの文書にアクセスできるかを厳密に管理します。
詳しくは、［権限管理についての概要］を参照してください 🔗 -
2. 保存と廃棄（管理する）
文書の保存期間と廃棄ルールを定め、文書のライフサイクルを管理します。
詳しくは、［文書の保存と廃棄について］を参照してください 🔗 -
3. 文書の活用（探す・見つける）
保管された文書を検索し、情報資産として活用します。
詳しくは、［文書一覧画面の使い方］を参照してください 🔗
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
関連キーワード👀
文書管理, ライフサイクル, 権限管理, 保存, 廃棄, アーカイブ, 文書台帳
設定に関するご質問等は、support@smartflowhelp.zendesk.com までよろしくお願いいたします。