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このたび、ガバナンス機能を大幅に強化する「文書管理機能」を2025年11月7日リリースいたしました。
今回の機能アップデートに伴い、権限管理の仕組みや一部画面の仕様が変更となります。また、既存の機能になるべく影響が出ないよう、システム側でのデータ移行作業も併せて実施いたします。
本ページでは、管理者の皆様に関係する変更点と新機能についてご案内いたします。
一般ユーザーの方はこちら
1. 権限管理の仕組みと移行措置（仕様変更・新機能）
今回のリリースでの最も大きな変更点です。
変更の概要：従来のような全社一律の権限管理の仕組みを変更し、フォームごとに、より細かい単位で権限を管理できるようにします。
新しい権限の考え方：フォームごとの設定に「文書権限」が新設されます。この設定では、フォームごとに以下の4つの役割（文書権限）を設定できます。これらの役割は、「フォームを編集できるか」や「作成された文書を閲覧できるか」といった操作権限を個別に制御するものです。
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文書管理者
最も上位の権限です。フォームの編集、作成された文書の閲覧、承認催促などの管理機能、さらに他のユーザーへの権限付与など、すべての操作が可能です。 -
運用担当者
文書の閲覧や承認の催促、さらに後述する「廃棄確認一覧」での廃棄実行前の確認操作が可能です。フォーム編集はできません。 -
フォーム編集者
フォームの設定編集のみが可能な権限です。ただし、「文書権限」の編集は不可能です。また、作成された文書の閲覧もできません。 -
文書閲覧者
文書閲覧だけが可能な、利用部門のユーザーを想定した権限です。
この新しい仕様では、フォームごとに「文書権限」が与えられていなければ、たとえ特権アカウント（Super Admin / Admin）を持っていても、そのフォームの文書（申請一覧）を見ることはできなくなります。
リリース時の権限移行措置について
今回の仕様変更に伴い、管理者の皆様の既存の操作になるべく影響が出ないよう、リリース時にシステム側で以下の権限移行作業を実施します。
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対象： Super Admin / Admin の方
移行内容： すべてのフォームの「文書管理者」に自動設定します。
影響： これにより、リリース後も引き続き、全フォームの編集、全文書の閲覧、臨時承認などの管理機能をご利用いただけます。リリース後、お客様の方で権限を変更することも可能です。 -
対象： 既存で「全申請書一覧の閲覧権限」を持っていた方
移行内容： すべてのフォームの「運用担当者」に自動設定します。
影響： これにより、リリース後も引き続き、全文書の閲覧や承認催促などの管理機能をご利用いただけます。 -
対象： 既存で「フォーム編集権限」を持っていた方
移行内容： すべてのフォームの「フォーム編集者」に自動設定します。
影響： これにより、リリース後も引き続き、全フォームの編集が可能です。
2. ワークフロー一覧画面の変更
従来の「全申請書一覧」の考え方を見直し、以下のように一覧画面を再構成します。
新画面「全ての文書一覧」（仕様変更）
- 概要： 既存の「全申請書一覧」に近い画面ですが、自分に閲覧権限がある文書だけが「すべて」表示される仕様に変更されます。
- タブ仕様： メインのタブが「進行中の文書」と「完了した文書」の2つに整理されます。
- 絞り込み： 「進行中」タブの中で、「差し戻し」「取り戻し」など、ステータスによる詳細絞り込みが可能です。
- その他： 詳細検索やCSVエクスポート機能は従来通りご利用いただけます。
新画面「フォームごと文書一覧」（新機能）
- 概要： 最初に「稟議書」「〇〇申請書」といったフォーム名を一覧から選択し、そのフォームの文書だけを一覧表示する画面です。
- 列のカスタマイズ機能： 「文書管理者」または「運用担当者」は、この一覧画面に表示する列を自由にカスタマイズできます（例：申請書の中の「金額」や「申請理由」の項目を一覧に表示する）。このカスタマイズ設定は、全ユーザーに共通で反映されます。
3. 経費精算機能への影響
原則として、今回の文書管理のリリースは、経費精算の機能（権限管理含む）には一切影響しません。ただし、ワークフローの一覧画面の整理に伴い、経費精算の一覧画面について以下の整理を実施します。
一覧画面の変更（例外）
- 既存の「全申請書一覧」は、「すべての経費一覧」という名称に変更し、経費精算専用の一覧として残します（この一覧にはワークフローの文書は表示されなくなります）。
- 理由： 既存の「経費精算一覧」画面には無い、ステータス表示や承認催促機能を経費精算ユーザーが利用する必要があるため、この画面を専用に残します。
画面名の変更
- 「経費精算一覧」 ⇒ 「領収書・交通費一覧」
- 「請求書管理一覧」 ⇒ 「請求書一覧」
4. 共有機能の仕様変更
ワークフローや経費精算の申請書を関係者に共有する機能は、現在以下の3種類が提供されています。
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「①申請書を共有」機能：
設定画面で管理者が事前に設定する。すべての承認完了時に通知・共有する。 -
「②回覧者」機能：
承認経路内で管理者が事前に設定する。各承認ステップの完了時に通知する。 -
「③個別に文書を共有する」機能：
一覧画面で一般ユーザーが利用できる。特定の文書を他のユーザーに共有する。
3種類の共有すべてに影響する仕様変更
- 閲覧場所の変更： 従来、共有された文書は「共有済み」メニューで確認していましたが、新仕様では、共有された文書（上記①②③すべて）は、新しい「すべての文書一覧」や「フォームごと一覧」で確認する仕様に変更されます。
- メリット： 自分が申請・承認した文書も、共有された文書も、同じ一覧画面でまとめて確認できるようになり、一覧表示のカスタマイズや詳細の検索機能が利用できます。
個別の機能変更
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「①申請書を共有」機能の廃止と移行
新設される「文書閲覧者」権限（上記1を参照）と機能が重複するため、「文書閲覧者」に統合・移行し、「申請書を共有」機能は廃止します。
移行作業： 既存の「申請書を共有」に設定されているユーザーや部署は、システム側で新しい「文書閲覧者」に自動移行します。
仕様の変更点： 従来の「共有」は下書き段階から閲覧できましたが、新しい「文書閲覧者」への移行後は、下書き段階での閲覧はできなくなり、申請された後から閲覧可能になります。（※最終承認完了時に通知が飛ぶ仕様は従来と変わりません） -
「③ 個別に文書を共有する」機能の仕様変更
- 他の共有機能との区別をかんたんにするため、名称を「スポット共有」機能に変更します。共有機能としての仕様に変更はありません。
- 併せて、フォームごとの設定で、この「スポット共有」機能の利用を許可するかどうかを管理者が選択できるようになりました。文書の性質上、個別の共有を制限したいフォーム（例：機密情報を含む申請書など）については、「スポット共有を許可しない」と設定することが可能です。
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「② 回覧者」機能について
閲覧場所が変更になる点を除き、機能自体に変更はありません。引き続きご利用いただけます。
5. 臨時承認機能について
臨時承認者とは、承認者が空欄になっている場合に、管理者として代わりに承認する権限を与える機能です。従来、臨時承認の権限は、ワークフロー、経費精算ともに会社設定で変更ができました。
- 新仕様（ワークフロー）： ワークフローの臨時承認の権限は、会社全体の設定から、フォームごとの「文書管理者」に設定された人が持つ仕様に統一されます。
- 新仕様（経費精算）： 経費精算の臨時承認は、今回のリリースの影響を受けず、従来通りの設定が維持されます。（※設定画面の場所のみ「会社設定」タブから「経費精算設定」のタブへ移動します）
移行の影響について： Super Admin / Admin の方は、移行措置（上記1を参照）により全フォームの「文書管理者」になるため、結果としてワークフローの臨時承認の権限も維持されます。
6. 新機能の紹介（文書の保管期限・廃棄）
これは既存の運用への影響がない、新機能となります。
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機能概要
フォームごとに「5年保存」などの保存期間を設定できるようになります。 - 保存期間が設定された文書は、Super Admin / Admin を含むすべての管理者・ユーザーが削除できなくなり、文書が法的に保護されます。
- 保存期間が終了すると、新設される「廃棄確認一覧」画面に、期限切れの文書がリストアップされます。自動で文書が削除されることはありません。
- 文書の廃棄プロセスとしては、「文書管理者」または「運用担当者」が「廃棄確認一覧」で対象の文書を確認ます。問題がなければ廃棄の実行を選択することで文書の廃棄が完了します。
リリース時点では、既存の全フォームの保管期限は従来通りの「未設定」になっています。 つまり、管理者であれば文書削除ができる状態です。
コンプライアンスや情報管理の観点で重要な文書（稟議書や契約書など）については、この機会に「保管期限」の設定をご検討ください。
最後に
今回の文書管理機能のリリースは、AI時代に不可欠な「文書の信頼性」を担保し、将来的なAIによるデータ活用の基盤となる、Jugaadにとって非常に重要なアップデートです。
私たちは、これからもお客様の業務負担を軽減し、より本質的な業務に集中できる環境を提供することを目指し、継続的な改善を行ってまいります。
しかし、私たちは新しい機能の提供以上に、既存のお客様の日常業務が止まることのないよう、システムが安定して稼働し続けることが最も重要であると認識しております。
今回のリリースにおいても、データ移行とシステムの安定性確保を最重要視してテストを進めておりますので、ご安心いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、サポート窓口までお問い合わせください。 引き続きJugaadをよろしくお願いいたします。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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