本ページでは、Jugaadの「お知らせ機能」について解説します。 この機能には、情報の周知を目的とした「お知らせ」と、対応依頼を目的とした「タスク」の2種類があります。 それぞれの用途の違いを理解し、目的に合わせた設定方法を確認していきましょう。
目次
お知らせ・タスク機能の概要
お知らせ機能には、「お知らせ」と「タスク」の2つの種類があります。それぞれ設定できる項目や機能が異なりますので、用途や目的に合わせて使い分けてください。
「お知らせ」とは
「お知らせ」は、従業員に読んでもらうことを目的とした通知です。社内報や規定変更の通達など、周知したい内容を配信する場合に使用します。
利用イメージ
- 人事異動や社内報などの通達
- 規程の変更や新たな制度の通達
- 障害復旧手順の案内
- 避難訓練やイベント開催の案内
「タスク」とは
「タスク」は、従業員に対応や完了報告を求める通知です。受け取ったユーザー側でのアクションが必要な場合に使用します。
利用イメージ
- 年末調整の提出依頼
- 研修参加後のアンケート提出依頼
- PCのアップデート作業依頼
- 各店舗でのポスター掲示依頼
「タスク」機能は、依頼内容の案内と完了報告の機能です。依頼のあったユーザーが、タスク内で直接書類などを提出することはできません。
「お知らせ」と「タスク」の機能比較
| 機能 | お知らせ | タスク |
|---|---|---|
| 完了報告 | できない | できる |
| 完了期限 | 設定できない | 設定できる |
| コメント | できる（必須設定も可能） | できる（必須設定も可能） |
| 分析 | 既読情報の確認 | 既読情報・完了情報の確認 |
お知らせの作成手順
手順1. 基本内容の作成
1. サイドメニューにある［お知らせ］を押します。
2. ［お知らせを作成］を押します。
3. ［カテゴリ］から［お知らせ］を選択します。
4. タイトルと本文を入力します。 必要に応じて文字の装飾、リンクの挿入、ファイルの添付が可能です。
5. 入力が完了したら［次へ］を押します。
手順2. 配信先の設定
1. 所属部署、役職で配信先を指定します。全従業員に配信する場合は［すべての部署］と［すべての役職］を選択してください。
2. 配信先の所属・役職を選択したら、［追加］を押します。
3. 個人単位での指定も可能です。
4. 配信先の設定が完了したら、［次へ］を押します。
手順3. コメント設定と公開
1. 受信者がコメントを残すことを許可するかどうかを選択します。デフォルトでは「許可する」になっています。 選択後、［公開］を押します。
2. 公開前にプレビューで最終確認をし、問題がなければ再度［公開］を押します。
3. お知らせ一覧画面に切り替わり、作成したお知らせが配信されたことを確認できます。
仕様・注意点
公開したお知らせの修正はできません。内容を変更したい場合は、一度そのお知らせを削除し、新しく作成し直してください。
※下書きの状態であれば編集は可能です。
タスクの作成手順
手順1. 基本内容の作成
1. サイドメニューにある［お知らせ］を押し、次の画面で［お知らせを作成］を押します。
2. ［カテゴリ］から［タスク］を選択します。
3. タイトルと本文を入力し、［次へ］を押します。
手順2. 配信先の設定
1. 「個人単位」と「所属単位（部署・役職）」のどちらで対応を求めるかを選択します。
-
個人を選択する場合 選択されたユーザー全員が、それぞれタスクを完了する必要があります。
例：年末調整の提出依頼 → 社員一人ひとりが自分の書類を提出する必要があるため「個人」を指定します。
-
所属を選択する場合 選択された部署や役職の中で、誰か1人が対応すればタスク完了となります。
例：店舗内にポスターを掲示する作業 → 店舗スタッフの誰か1人が実施すれば完了として扱われます。これにより、担当者の異動などがあってもタスクの滞留を防げます。
2. 所属・役職などを選択後、［追加］を押し、配信先が追加されたことを確認します。
3. 配信先の設定が完了したら、［次へ］を押します。
手順3. コメント・完了期限の設定と公開
1. コメントを必須にするかどうかの選択と、タスクの完了期限を設定します。完了期限の1日前には、対象者に自動でリマインダ通知が送られます。
2. ［公開］を押し、プレビューで最終確認をした後、再度［公開］を押します。
3. タスク一覧画面に切り替わり、配信されたことを確認できます。
公開した「タスク」の修正はできません。内容を変更したい場合は、一度その「タスク」を削除し、新しく作成し直してください。
※下書きの状態であれば編集は可能です。
仕様・注意点
- 登録権限について デフォルト設定では、SuperAdminおよびAdmin権限を持つユーザーのみがお知らせ・タスクを登録できます。 他の権限を持つユーザーに登録を許可したい場合は、権限管理のカスタム設定で変更してください。
- 進捗確認と分析機能 配信者は、既読／未読やタスクの完了状況をリアルタイムで確認できます。また、未対応者へ個別にリマインドを送信することも可能です。
- 通知の受け取り方 作成されたお知らせやタスクは、メールのほか、LINE WORKS、Microsoft Teams、Slackでも通知を受け取れます。なお、お知らせ機能自体の通知受信をオフにすることはできません。
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以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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