AIアシスタント機能を設定する

この機能は、2025年8月28日深夜にリリースいたしました。

2025年12月9日深夜リリースの改修により、ナレッジベースの権限仕様を以下の通り変更しました。

カテゴリごとに、ナレッジを「登録・編集できるユーザー（所属×役職／個人）」を設定できるようになりました
カテゴリごとに、ナレッジ登録時の「デフォルト公開範囲」を設定できるようになりました

※リリースが反映されない場合は、キャッシュクリアをお試しください。

本ページでは、社内規定などの資料を登録し、ユーザーからの問い合わせにチャット形式で自動応答する「AIアシスタント機能」の設定方法と利用上の注意点について説明します。

本機能の利用には、事前にAIが学習するための資料（ナレッジベース）を登録する必要があります。ナレッジが登録されていない状態では、AIアシスタントを有効にしても質問に回答できません。また、本機能はJugaadの操作方法に関する質問に回答するものではありません。

機能の概要

AIアシスタント機能は、「ナレッジベース」と「AIアシスタント（チャット画面）」の2つの要素で構成されています。

ナレッジベース

AIに読み込ませる社内規定などの資料を管理する機能です。ここで登録・管理された情報が、AIの知識の源泉となります。
また、ナレッジベースでは「編集権限」と「閲覧権限」を分けて管理します。

編集権限
カテゴリ単位で、「このカテゴリ内のナレッジを登録・編集できるユーザー」を所属×役職または個人ユーザー単位で設定できます。
閲覧権限
各ナレッジごとに設定する公開範囲によって制御します。公開範囲に含まれないユーザーは、そのナレッジを閲覧できません。
※管理者権限（SuperAdmin / Admin）を持つユーザーは、すべてのカテゴリ・ナレッジを確認・編集できます。

AIアシスタント

ユーザーが利用するチャット画面です。ユーザーが質問を入力すると、そのユーザーに公開が許可されているナレッジベースの情報の中から、関連する内容をAIが探して回答します。

関連ページ：AIアシスタントの使い方（質問方法）

ステップ1：ナレッジベースに資料を登録する

1. カテゴリの作成

サイドメニューから［ナレッジベース］を選択します。
［カテゴリを作成］を押します。
※カテゴリを作成できるのは、SuperAdmin・Admin・システム権限で「ナレッジベース」の編集・削除権限があるユーザーのみです。
カテゴリ内のナレッジの登録・編集のみ可能なユーザーは、これ以降の権限設定（手順3～5）は行えませんので、「2. ファイルのアップロードと公開範囲設定」へ進んでください。
カテゴリ名称と説明（任意）を入力し、「次へ」を押します。
※カテゴリは、登録する資料を管理しやすくするためのものです。作成数の制限はありません。
作成するカテゴリに対して、編集できる権限の設定を行います。（任意）
「所属×役職」または「個人ユーザー」を選択して「追加」し、最後に「作成」を押します。

※SuperAdmin・Admin・システム権限（ナレッジベース編集権限保有者）は、この設定に関わらず常に登録・編集が可能です。ここでは、それ以外のユーザーにも編集権限を付与したい場合に追加を行ってください。
デフォルトの閲覧権限を設定します。（任意）
このカテゴリに対して、登録するナレッジベースのデフォルトの閲覧権限（公開範囲）を設定します。「所属×役職」を選択し、「追加」を押します。
※これはデフォルトの設定ですので、個別にナレッジベースの登録を行う際、公開範囲を修正することは可能です。

2. ファイルのアップロードと公開範囲設定

作成したカテゴリ内にある［ドキュメントをアップロード］を押します。
ドキュメントのタイトルと説明（任意）を入力します。
ファイル添付エリアに、ファイルをドラッグアンドドロップするか、エリア内を押してファイルを選択します。
※アップロードできるファイル形式は、PDF、DOCX、PPTX、TXTのみで、最大サイズは100MBです。
［次へ］を押し、公開範囲を設定します。

公開範囲は、所属と役職の組み合わせで設定します。
- カテゴリ設定ですでにデフォルトの公開範囲が設定されている場合は、その設定が表示されています。必要に応じて修正します。
- 設定されていない場合は、追加を行います。
- 全ユーザーに公開する場合は、すべての部署・すべての役職を選択し、［追加］を押します。
  
  特定の所属や役職に所属する全ユーザーを対象にすることも可能です。
  ※親所属を選択すると、その配下の子所属もすべて選択されます。子所属のみに限定したい場合は、親所属のチェックを外してください。
選択後は［追加］を忘れずに行ってください。公開する一覧が表示されます。
［作成］ボタンを押して、ファイルの登録を完了します。

作成が完了すると一覧画面でステータスは「公開済」となります。

※登録した規程の変更や廃止、公開範囲の変更などがあった場合は、アクションメニューから変更や削除を行ってください。
※ファイルにアクセスするURLのコピーも可能です（投稿のコピー機能ではありません）。

ステップ2：AIアシスタントを有効にする

ナレッジベースへの資料登録が完了したら、AIアシスタント機能を有効化します。

会社設定を開きます。
「AIアシスタントを有効にする」にチェックを入れ、［登録］ボタンを押します。
※この設定は全社ユーザーに適用されます。

仕様・注意点

ナレッジベースの登録権限

デフォルト設定では、SuperAdminおよびAdmin権限を持つユーザーのみがナレッジベースにファイルを登録できます。Normal Userなど他の権限を持つユーザーに登録を許可したい場合は、権限管理のカスタム設定で対応が可能です。
関連ページ：ユーザーの権限設定について / ユーザーの権限を変更する

ナレッジベースの編集・削除権限を付与されたユーザーは、自身の公開範囲に関わらず、そのカテゴリに登録されているすべてのファイルを確認できます。特定の役職者以外に開示できない機密性の高い資料をナレッジベース内に登録する場合は、カテゴリを分け、限定したカテゴリ内へのナレッジ登録・編集の権限を付与する運用をご検討ください。

カテゴリ設定の仕様

・カテゴリ編集権限を持つユーザーの操作範囲：カテゴリの編集権限を持つユーザーは、カテゴリ内への「ドキュメントの登録・編集」は可能ですが、「カテゴリ自体の設定変更（名称やデフォルト権限の変更など）」は行えません。

・デフォルト閲覧権限の変更について：カテゴリ設定で「デフォルトの閲覧権限」を変更しても、過去に登録済みのドキュメントには反映されません（同期しません）。変更した設定は、今後そのカテゴリに新規アップロードするドキュメントに対してのみ自動適用されます。

AIアシスタントの回答範囲

ナレッジベースの編集権限を持つユーザーであっても、AIアシスタントのチャットで質問した際に回答が参照する情報は、そのユーザー自身に公開（閲覧許可）されている資料のみです。

所属・役職の情報更新

公開済みのファイルは、所属や役職の情報は自動的に更新されます。
一方、下書き中のファイルを編集している途中で所属や役職を更新した場合は、自動では反映されません。その場合は、いったん「キャンセル」で一覧画面に戻り、もう一度ファイルを開き直すと、最新の所属・役職が表示されます。

所属・役職異動時の情報更新

ユーザーが異動した場合、資料の公開範囲は自動的に更新されます（例：人事部から異動した場合、人事部限定の資料はAIの回答対象外となる）。組織予約での異動による権限変更は、完了するまでに時間を要する場合があります。

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設定に関するご質問等は、support@smartflowhelp.zendesk.com までよろしくお願いいたします。

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