支払通知書発行機能について
こちらでは、経費精算 支払通知書発行機能についてご説明します。
SmartFlowでは支払通知書を発行し、取引先マスタに登録されているメールアドレス宛に一括で支払通知書を送付することができます。
※支払通知書を受け取ったユーザーのダウンロード期限はありませんが、
SmartFlowユーザーが、支払通知書一覧から削除した場合、受け取ったユーザーがダウンロードできなくなりますので、ご注意ください。
※支払通知書は、記載内容・形式に問題ないか専門家にご確認いただきますようお願いいたします。
目次
1.取引先マスタの登録
2.会社情報の入力
3.支払通知書発行設定
4.支払通知書の発行
5.請求書管理申請の機能を使用せず、個別に支払通知書のみを発行する方法
6.CSV出力と一括ダウンロードについて
1.取引先マスタの登録
事前準備として、取引先の登録を行います。
管理画面の経費精算から取引先登録を押します。
取引先の追加を押します。
必要に応じて項目を入力して登録ボタンを押して取引先を登録します。
※取引先名称と取引先コードは必須項目です。
■支払通知書発行の際に使用する項目は以下の項目です。
取引先名称：支払通知書に記載されます
担当者：支払通知書に記載されます
メールアドレス：支払通知書を送る際のメールアドレスです
郵便番号：支払通知書に記載されます
住所：支払通知書に記載されます
2.会社情報の入力
所属している企業の情報入力が済んでいない場合は、入力する必要があります
共通設定の会社設定を押して項目を入力し、登録します。
※赤枠の部分は支払い通知書を発行する際の差出人情報になります
３．支払通知書発行設定
共通設定の会社設定を押し、会社個別設定から支払通知書設定にチェックを入れます。
4. 支払通知書の発行
・個別発行
事前設定が完了したら、支払通知書を発行します。
トップ画面の経費精算メニューから支払通知書発行を押します。
請求書管理申請で申請した請求書が承認完了になると、支払通知書一覧にデータが表示されます。
詳細ボタンをクリックすると、該当の支払通知書と該当の請求書が表示されます。
※取引先と担当者名の敬称は手動で入力いただく必要がございます
左側の送付先枠内をクリックして入力してください。
内容を確認し、メール送信をクリックします。クリックした時点で取引先にメールで送信されます。
取引先には下記のようなメールで通知されます。
・一括発行、送信
一括発行・送信をする明細にチェックを入れます。
一括メールの送信を選択し、実行をクリックします。
チェックした取引先に、一括で支払通知書を送信することができます。
5.請求書管理申請の機能を使用せず、個別に支払通知書のみを発行する方法
5-1.支払通知書一覧から、発行のボタンをクリックします。
5-2.赤枠内をクリックすると、入力欄が表示されるので、必要事項を入力します。
※先方のご担当者様のお名前の後には自動で敬称が付きませんのでご注意ください。
5-3.各項目を入力したら、保存を行います。
5-4.明細内容を入力してきます。
必ず税率を表示させてから行ってください。
取引年月日・取引内容・数量・単価 税率・税表示形式を入力します。
（この段階では、まだ金額と税額は表示されません）
5-4.１つの明細入力が終わったら、左下の✅をクリックします。
5-5.先程の明細の金額と税額が表示されます。
5-6.新たな明細行を追加したい場合は、右下の＋マークをクリックして同じように入力していきます。
5-7．全て入力したら、合計の金額や税に間違いがないか確認します。
5-8.メール送信をクリックすると、先方に送信されます。
6.CSV出力と一括ダウンロードについて
・CSV出力について
支払通知一覧のデータをCSV出力することができます。
出力する際には、上の検索バーよりデータを絞って出力することもできます。
・一括ダウンロードについて
チェックボックスにチェックをしたデータを一括でダウンロードすることができます。
以上でございます。
最後までお読み頂きありがとうございます。
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設定に関するご質問等は、support@smartflowhelp.zendesk.com までよろしくお願いいたします。
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