組織予約の設定方法(基本編)
こちらでは組織変更がある際、予め変更となる期日を設定して予約をする方法をご紹介します。
組織の変更や配属、役職の変更などを一覧から設定ができます。
特にユーザー様が多く、上半期・下半期などで組織を大きく変更する際などに事前に変更を予約設定することで、申請業務が滞留する事が無くなります。
※承認待ちの申請がある場合、組織変更の前日迄に承認を全て完了していただく事をお勧め致します。
組織変更日を跨いだ申請書に関しては、申請を回し始めたタイミングの役職、所属情報が反映されます。
※承認経路に割り当てられていたユーザーが組織変更によって、存在しなくなった場合、代理としてAdminに承認依頼が飛びます。組織情報を予約後、承認経路のメンテナンスを行う事をお勧め致します。
目次
1.組織予約を選択する
2.組織を新規作成し、新組織の名称・開始日を入力し、読込組織・修正範囲を選択する
3.変更したい部署の「ユーザー数■追加」を選択する
4.変更するユーザーを選択し、変更する
5.以前の所属から対象ユーザーを削除する
1.管理画面一番左下の「組織予約」を選択します。
2.左上の組織の 「新規作成」 で、新しい組織を追加し、組織名称・開始日付を入力、
読込む組織情報を選択します。組織予約機能を初めて使う場合は、「初期設定」を選択します。
初期に登録した組織情報が読み込まれます。
修正範囲では「組織情報の中ユーザーを入れ替える」 と「組織情報にユーザーを1から追加する」
の2パターンが選択できます。
「組織情報の中ユーザーを入れ替える」は現在所属のユーザーが入っていますが、「組織情報にユーザーを1から追加する」は、所属のユーザーが入っていない組織図のみが表示され、ユーザーを1人ずつ組織に追加していく方法です。
下記からは「組織情報の中ユーザーを入れ替える」を選んだ場合の説明となります。
3.変更したい部署の「ユーザー数■追加」を選択します。
4-1.
選んだ部署に在籍しているユーザーにチェックが付いています。(緑枠線)
部署の変更がなく、役職のみ変更する場合は、役職設定をクリックして役職を変更します。
別の部署から異動がある場合は、所属や名前で検索をします(赤線)
4-2.
追加したいユーザーを検索したら、チェックを入れて、役職を選択し右下の「ユーザーを割り当てる」
をクリックします。
5.以前の所属から削除する
※重要※この段階では、前の所属・役職も兼任している状態なので、前の所属の削除が必要です。
変更前の所属一覧にある、該当ユーザーのActionで×をクリックし、所属を削除します。
▶補足
先に所属している部署からユーザーを削除して、新たな部署にユーザー追加をする方法でも問題ありません。ただし、新たに所属する部署でユーザーを検索する場合、どこにも所属していないので、ユーザー名でしか検索が出来ません。
以上でございます。
最後までお読み頂きありがとうございます。
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