このページでは、特定の申請について、個別に閲覧ユーザーを追加する「スポット共有」機能の操作方法について説明します。
申請者や承認者など、決まった権限者以外に、特定の申請についてのみ、閲覧させたい第三者がに発生した場合に利用します。
目次
事前設定（前提条件）
スポット共有機能を利用するには、機能（ワークフロー・経費精算）ごとに以下の設定が必要です。
- ワークフロー： 申請フォームのオプション設定で、［スポット共有］を「許可する」に設定している場合のみ利用可能です。
- 経費精算： すべての申請フォームで、デフォルトでスポット共有が許可されています。
共有手順
申請者自身は、申請の下書き段階から共有が可能です。承認者や管理者は、一覧画面から共有設定を行います。
1. ［ワークフロー文書一覧」や「自分の申請・承認一覧］など、閲覧権限のある文書一覧画面で、対象申請の［編集・出力］をクリックします。
2. ［スポット共有者］を選択します。
3. 共有したい「ユーザー名」、または「所属」や「役職」を入力し、候補から選択します。複数のユーザーや所属・役職を設定することも可能です。
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4. 設定が完了したら、［登録］ボタンをクリックします。
5. 申請を開くと、👁のマークが表示され、スポット共有されているユーザーが確認できます。
注意事項
所属・役職での共有設定について
所属と役職は、個別の単独条件（OR条件）として動作します。
例： 「所属：システム課」「役職：課長」と両方選択した場合、「システム課の全ユーザー」と「すべての課長」が共有対象となります。
「システム課の課長」だけに共有したい場合は、対象のユーザー名で設定してください。
通知メールのタイミングについて
・進行中の申請を共有した場合： 最終承認が完了した時点で、共有者にメール通知が届きます。
・承認完了済の申請を共有した場合： 共有はされますが、通知メールは届きません。
・共有者への通知メール自体を停止したい場合は、システム管理者の設定が必要です（デフォルトでは通知オン）。
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以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
関連キーワード👀
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