【文書管理機能】リリースに関するQA集
こちらの内容は、11月7日リリース予定の【文書管理機能】に関する仕様を、QA形式でまとめたものです。
詳細なガイド記事や機能の概要については、準備が整い次第、別途ご案内いたします。
【文書管理機能】は、ワークフローの申請書を対象とした機能です。
今回のリリースによる経費精算機能への影響は、主に一覧画面のUI（画面表示）の変更となります。
※「文書」とは、ジュガール内で申請・承認が行われた申請書を指します。
Q1. 今回のリリースで、既存の申請書やフォームはどうなりますか？
A1. 既存の申請書やフォームは、これまでの運用に影響が出ないよう、システム側で自動的に設定移行が行われます。
お客様側で特別な作業は不要で、リリース後もこれまで通りご利用いただけます。
一部仕様の変更点がございますので、詳細は後日詳細を公開しますので、そちらをご確認ください。
Q2. 「申請フォームごとのアクセス権限設定」とは具体的にどういうことですか？
A2. これまでは、特定の画面へのアクセス権があれば、すべてのフォームの閲覧や編集が可能でした。
今後は、個々の申請フォーム（例：稟議書、休暇申請など）ごとに、「誰がそのフォーム（雛形）を編集できるか」 「誰がそのフォームで作成された文書を閲覧できるか」というアクセス権限を細かく設定できるようになります。
Q3. Super AdminやAdminは、今回の変更で何が変わりますか？
A3. Super AdminやAdminの権限は、リリース後、これまでの全フォームの文書管理者として自動的に設定されます。
これにより、引き続きすべてのフォームの設定変更や文書の閲覧が可能となります。
※新規でフォーム（雛形）を作成する場合のみ、 Super Admin・Adminを「文書管理者」に設定する必要があります。
Q4. 従来の「共有設定」はなくなるとのことですが、共有済みの文書はどうなりますか？
A4. 従来のフォームごとの共有設定は廃止され、「閲覧者」という新しい権限に移行されます。
既存で共有設定されていたユーザー様は、リリース後も「閲覧者」として、これまで共有されていた文書を引き続き閲覧できます。
また、各申請単位で下書き・進行中・完了の文書を「共有」」する機能は引き続きご利用いただけます。
※イレギュラーとして、以下の場合 共有が見れなくなりますので、ご注意ください。
稟議書A ver.1 共有者：Aさん NO.001 ～010を見れる
稟議書A ver.2 共有者：Bさん NO.011～ 現在分
➡ リリース後
共有者：Bさんのみが閲覧可能 （過去のNO.001 ～現在までの分）
Aさんは見れなくなります。（NO.001 ～010を見れない）
Q5. 「全申請一覧」の表示が変わるとのことですが、過去の申請書が見られなくなることはありますか？
A5. 過去の申請書が見られなくなることはありません。
Q6. ワークフローや経費精算の共有文書はどこで確認できますか？
A6. ワークフローで共有された文書：「ワークフロー文書一覧」で確認する形に変更となります。
経費精算で共有された申請：「経費一覧の共有済」で確認する形に変更となります。
Q7. 申請書の保存期間を設定しないとどうなりますか？
A7.既存のフォームに保存期間が自動で設定されることはありません。
また、申請書が自動で削除されるなどの影響はございません。
お客様の運用に合わせて、リリース後に必要なフォームへ保存期間を適宜設定していただきますようお願いいたします。
Q8. 保存期間を設定した申請書は、期間中に変更・削除できますか？
A8. 保存期間を設定し、その期間内にある申請書は、システムによって変更・削除ができない状態となります。
期間満了後に廃棄処理を行うことは可能です。
Q9. 保存期間が満了した文書は自動的に削除されますか？
A9. いいえ、自動的には削除されません。
保存期間が満了した文書は、管理者に対して廃棄対象として通知され、その後、承認フローを経て廃棄（削除）が実行される仕組みとなります。
Q10. 新機能について、さらに詳しく知りたい場合はどうすれば良いですか？
A10. 各機能の詳細な操作方法や設定手順については、今後公開されるガイド記事にてご確認いただけます。
以上でございます。
最後までお読み頂きありがとうございます。
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